अच्छे अभिलेख प्रबंधन की पूर्व-आवश्यकताओं में से एक यह सुनिश्चित करना है कि अभिलेख न तो समय से पहले नष्ट हो जाएं और न ही अर्थव्यवस्था और दक्षता की कीमत पर आवश्यकता से अधिक समय तक रखा जाए। इस प्रकार, अभिलेखों की विभिन्न श्रेणियों के लिए विवेकपूर्ण अवधारण अवधि निर्धारित करने के लिए, संबंधित अभिलेख बनाने वाली एजेंसियों द्वारा अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची (आरआरएस) तैयार करने की आवश्यकता है।
अभिलेख प्रबंधन हमेशा सरकारी विभागों की एक महत्वपूर्ण गतिविधि रही है, क्योंकि अच्छे अभिलेख प्रबंधन को कुशल प्रशासन की कुंजी के रूप में देखा जाता है। अभिलेखों के प्रबंधन के संबंध में, राष्ट्रीय अभिलेखागार और प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग दोनों अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने के संबंध में दिशा-निर्देश तैयार करने के लिए समान रूप से उत्तरदायी हैं।
प्रशासन सुधार एवं लोक शिकायत विभाग भारत सरकार के सभी मंत्रालयों/विभागों के लिए समान सुविधाजनक कार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए दिशा-निर्देशों और अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने के लिए जिम्मेदार है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि स्थापना, कार्मिक और हाउसकीपिंग मामलों और सामान्य प्रकृति के कार्य से संबंधित अभिलेखों की अवधारण अनुसूची में एकरूपता हो।
सभी मंत्रालयों/विभागों के सामान्य अभिलेखों के संबंध में अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची 
(आकार - 1.04 MB, भाषा - अंग्रेज़ी , प्रारूप- पीडीएफ)
राष्ट्रीय अभिलेखागार भारत सरकार के सभी मंत्रालयों/विभागों/कार्यालयों/सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों के मूल कार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रबंधन संबंधी दिशा-निर्देश तैयार करने और अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियों की पुनरीक्षण के लिए उत्तरदायी है।
लोक अभिलेख अधिनियम 1993 (1993 का 69) धारा 6 की उपधारा (1) का खंड (ई) और कार्यालय प्रक्रिया का केन्द्रीय सचिवालय मैनुअल (संस्करण 12वां 2012) (पैरा 111(1)(घ) और 111(2)) यह निर्धारित करता है कि अभिलेख बनाने वाली प्रत्येक एजेंसी राष्ट्रीय अभिलेखागार के परामर्श से अपने संगठन के मूल कार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए प्रतिधारण अनुसूची संकलित करेगी। जिसे इसके कार्यान्वयन से पहले राष्ट्रीय अभिलेखागार द्वारा पुनरीक्षित किया जाना है।
अभिलेख बनाने वाली एजेंसी (आरसीए) के मूल कार्यों से संबंधित अभिलेख में उन कार्यों से संबंधित अभिलेख शामिल होते हैं जो उस विशेष एजेंसी के लिए विशेष (विशिष्ट) होते हैं। इसलिए, प्रत्येक अभिलेख सृजक एजेंसी के मूल कार्य से संबंधित अभिलेखों के लिए प्रतिधारण अनुसूची उसके द्वारा सृजित अभिलेखों के अनुसार होगी।
मूल कार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने के लिए दिशानिर्देश
(आकार -101.86 KB, भाषा - अंग्रेज़ी , प्रारूप- पीडीएफ)