अभिलेखों की एक उदाहरण सूची के रूप में वर्गीकृत किए जाने के लिए उपयुक्त है
'क', 'ख' और 'ग' वर्ग
'क' वर्ग
इस श्रेणी के अंतर्गत अभिलेख प्रमुख प्रशासनिक और/या ऐतिहासिक महत्व के विषयों से संबंधित हैं, जैसे।
क- प्रशासनिक उद्देश्य मूल्य के अभिलेख
(1) सरकार के अधिकारों या दायित्वों के साक्ष्य संबंधी दस्तावेज, जैसे, संपत्ति का शीर्षक, मुआवजे के लिए दावे जो समय सीमा के अधीन नहीं हैं, औपचारिक आदेश जैसे पुरस्कार, योजनाएं, आदेश, प्रतिबंध, आदि।
(2) प्रमुख नीतिगत निर्णयों से संबंधित दस्तावेज, जिसमें विधि निर्माण भी शामिल हैं।
(3) महत्वपूर्ण समितियों, कार्य समूहों आदि के गठन, प्रकार्यों और कार्यप्रणाली से संबंधित दस्तावेज।
(4) महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के लिए स्थायी उदाहरण प्रदान करने वाले दस्तावेज, जैसे, प्रशासनिक ज्ञापन, ऐतिहासिक रिपोर्ट और सारांश, महत्वपूर्ण मामलों पर कानूनी राय।
(5) नियमों, विनियमों, विभागीय या सामान्य आवेदन के निर्देशों से संबंधित दस्तावेज।
(6) सरकारी विभागों और कार्यालयों के संगठन और कर्मचारियों की मुख्य विशेषताओं से संबंधित दस्तावेज।
(7) महत्वपूर्ण मुकदमों या कारणों से संबंधित दस्तावेज जिसमें प्रशासन शामिल था।
ख - ऐतिहासिक महत्व के अभिलेख
प्रशासनिक उद्देश्यों के लिए संरक्षित की जाने वाली अधिकांश सामग्री अनुसंधान उद्देश्य से भी विचारणीय है; लेकिन निम्नलिखित श्रेणियों के पत्रों को विशेष रूप से इतिहासकारों के मूल्य के रूप में माना जाना चाहिए:
(1) सरकार के किसी विभाग या एजेंसी की उत्पत्ति से संबंधित कागजात; यह कैसे व्यवस्थित किया गया; यह कैसे कार्य करता है; और (यदि निष्क्रिय है) तो इसे कैसे और क्यों भंग किया गया।
(2) विभाग/एजेंसी द्वारा निष्पादन संबंधी आंकड़ा (उदाहरण माध्यम से नमूने पर्याप्त हो सकते हैं, लेकिन जहां प्रकाशित वार्षिक रिपोर्ट उपलब्ध हैं, वहां ऐसे नमूनों की आवश्यकता समाप्त हो सकती है)।
(3) नीति परिवर्तन से संबंधित दस्तावेज। इसे पहचानना हमेशा आसान नहीं होता है, लेकिन (क) एक मंत्री के लिए सारांश, (ख) विभागीय या अंतर-विभागीय समिति या कार्य समूह की नियुक्ति, और (ग) कैबिनेट या कैबिनेट समिति के लिए नोट के रखी जानी चाहिए। आम तौर पर ऐसे सभी दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए एक सचेत प्रयास होना चाहिए, जिसमें परस्पर विरोधी दृष्टिकोणों को प्रतिबिंबित करने वाले भी शामिल हैं। अंतर-विभागीय समितियों के मामले में, हालांकि, यह महत्वपूर्ण है कि कागजात का एक पूरा सेट केवल मुख्य रूप से संबंधित विभागों द्वारा रखा जाए जो आमतौर पर सचिवालय प्रदान करते हैं।
(4) नीति परिवर्तन के कार्यान्वयन से संबंधित दस्तावेज, जिसमें एजेंसियों आदि को निष्पादित करने के लिए निर्देशों का एक पूरा सेट और प्रासंगिक प्रपत्र शामिल हैं।
(5) किसी प्रसिद्ध सार्वजनिक या अंतर्राष्ट्रीय घटना या उत्सव के कारण, या अन्य घटनाओं से संबंधित दस्तावेज जो राष्ट्रीय स्तर पर रुचि या विवाद को जन्म देती हैं।
(6) राजनीतिक, सामाजिक, आर्थिक या अन्य क्षेत्रों में प्रवृत्तियों या विकास के प्रत्यक्ष संदर्भ वाले दस्तावेज, विशेष रूप से यदि उनमें अप्रकाशित सांख्यिकीय या वित्तीय आंकड़ा शामिल हैं जो लंबी अवधि या व्यापक क्षेत्र को शामिल करते हैं।
(7) आधिकारिक प्रकाशनों के संबंध में उद्धृत या परामर्श के रूप में उल्लेखित दस्तावेज।
(8) वैज्ञानिक या तकनीकी अनुसंधान और विकास के अधिक महत्वपूर्ण पहलुओं से संबंधित दस्तावेज।
(9) ऐसे दस्तावेज जिनमें स्थानीय हित के मामले हों, जिनके बारे में यह अपेक्षा करना अनुचित है कि साक्ष्य स्थानीय रूप से उपलब्ध होंगे, या इनमें पूरे देश या एक विस्तृत क्षेत्र को कवर करने वाली ऐसी जानकारी के सारांश शामिल होंगे।
(10) महत्वपूर्ण क्षेत्रों में अप्रचलित, गतिविधियों या जांच, या निष्फल योजना से संबंधित दस्तावेज ।
(11) अभिलेखों की कोई अन्य विशिष्ट श्रेणी, जो राष्ट्रीय अभिलेखागार के परामर्श से जारी किए गए विभागीय निर्देशों के अनुसार, इतिहास के किसी भी पहलू - राजनीतिक, सामाजिक, आर्थिक, आदि के बारे में जानकारी के वास्तविक स्रोत के रूप में माना जाता है, या जीवनी या विपरीत रुचि के माने जाते हैं।
'ख' वर्ग
इस श्रेणी के अभिलेख उपरोक्त 'क' श्रेणी के अंतर्गत उल्लिखित प्रशासनिक और/या ऐतिहासिक महत्व के विषयों से भी संबंधित हैं। हालांकि, इनमें ऐसी कोई सामग्री नहीं है जो इतनी कीमती है कि इसके मूल को अक्षुण्ण रखा जाना चाहिए या जिसे विभिन्न पक्षों द्वारा बार-बार संदर्भ के लिए आवश्यक होने की संभावना है, इस प्रकार इनकी माइक्रोफिल्मिंग की आवश्यकता होती है।
'ग' वर्ग
इस श्रेणी के तहत अभिलेख माध्यमिक महत्व के विषयों से संबंधित हैं, जिनका परामर्श मूल्य सीमित अवधि के लिए है, जो दस साल से अधिक नहीं है।