मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेख हेतु अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची :
अभिलेख निर्माण एजेंसी (आरसीए) के मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों में उन कार्यों से संबंधित अभिलेख शामिल होते हैं जो उस विशेष एजेंसी के लिए विलक्षण (विशिष्ट) होते हैं। इसलिए, प्रत्येक आरसीए के मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेख के लिए अवधारण अनुसूची इसके द्वारा बनाए गए अभिलेख के अनुसार होगी।
लोक अभिलेख अधिनियम, 1993 (1993 का 69) धारा 6 की उपधारा (1) के खंड (ई) और केन्द्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल (पैरा 111(1) (घ)) में यह निर्धारित किया गया है कि प्रत्येक आरसीए अपने मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए एक अवधारण अनुसूची संकलित करेगा जिसे इसके कार्यान्वयन से पहले राष्ट्रीय अभिलेखागार (एनएआई) द्वारा जांचा जाना है।
मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए प्रतिधारण अनुसूची की तैयारी में आरसीए द्वारा उठाए जाने वाले कदम
1. 1. संगठन की संरचना और कार्यों का अध्ययन:
इसमें संगठन की पदानुक्रमित स्थिति का अध्ययन शामिल होगा, इसके संगठनात्मक ढांचे के लक्ष्य और उद्देश्य इसके कर्तव्य और कार्य आदि शामिल होंगे।
2. विभिन्न प्रभागों/शाखाओं/अनुभागों/इकाइयों/प्रकोष्ठों आदि के बीच कार्य वितरण का अध्ययन:
इस अभ्यास से उन प्रभागों/शाखाओं/अनुभागों/इकाइयों/प्रकोष्ठों आदि को लघु-सूचीबद्ध करने में मदद मिलेगी जिन्हें उस संगठन के मूल प्रकार्यों से संबंधित कार्य सौंपा गया है।
3. वर्तमान और अर्ध-वर्तमान अभिलेख -श्रृंखला/अभिलेख -समूहों का अध्ययन:
इस अभ्यास का उद्देश्य आरसीए द्वारा उत्पादित मूल कार्य से संबंधित अभिलेख -श्रृंखला / अभिलेख -समूहों की पहचान करना है। इसमें फाइल रजिस्टर, फाइलिंग मैनुअल और वर्तमान और अर्ध-वर्तमान फाइलों की भौतिक जांच शामिल होगी ताकि विभिन्न विषय-प्रमुखों और उनके उप-प्रमुखों का पता लगाया जा सके, जिसके तहत उस आरसीए में अभिलेख बनाया जा रहा है।
4. विषय-प्रमुख (उप-प्रमुख सहित) और अभिलेख -समूहों की सूची:
इस कार्य में विभिन्न विषय-प्रमुखों को सूचीबद्ध करना शामिल है, जिसमें उनके उप-प्रमुख और अभिलेख-समूह शामिल हैं, जिसके तहत एक प्रभाग/ शाखा / अनुभाग / इकाई / सेल आदि द्वारा अभिलेख बनाया जा रहा है। यह लिस्टिंग अधिमानतः डिवीजन / शाखा / अनुभाग / इकाई / सेल आदि के नाम से की जानी चाहिए।
5. अवधारण अवधि निर्धारित करना:
विषय-प्रमुखों और उनके उप-प्रमुखों/अभिलेख-समूहों को सूचीबद्ध करने के बाद, उनकी अवधारण अवधि उनके संदर्भ मूल्य और विषय के महत्व के अनुसार निर्धारित की जाती है। अवधारण अवधि वह अवधि है जब किसी विशेष एजेंसी को अपने अंतिम स्वभाव से पहले अभिलेख रखने की आवश्यकता होती है।
प्रतिधारण अवधि निर्धारित करने के उद्देश्य से, अभिलेखों को तीन श्रेणियों अर्थात 'क', 'ख' और 'ग' में वर्गीकृत किया गया है। 'क', 'ख' और 'ग' श्रेणियों के रूप में वर्गीकृत किए जाने योग्य अभिलेखों की उदाहरणात्मक सूची अनुपत्र -I में दी गई है।.
क' श्रेणी: इस श्रेणी के अंतर्गत अभिलेख स्थायी संरक्षण के लिए होते हैं और इन्हें माइक्रोफिल्म किया जाना है क्योंकि इनमें शामिल हैं:
i. एक दस्तावेज इतना कीमती है कि उसके मूल को बरकरार रखा जाना चाहिए और मूल रूप में इसकी पहुंच न्यूनतम तक सीमित होनी चाहिए; नहीं तो
ii. विभिन्न पक्षों द्वारा बार-बार संदर्भ के लिए अपेक्षित सामग्री की संभावना।
ख' श्रेणी: इस श्रेणी के अंतर्गत अभिलेख भी स्थायी संरक्षण के लिए होते हैं लेकिन उन्हें माइक्रोफिल्म नहीं किया जाना चाहिए।
ग' श्रेणी: इस श्रेणी के अंतर्गत रिकॉर्ड को सीमित अवधि के लिए बनाए रखा जाता है, जो 10 वर्ष से अधिक नहीं है।
एन.बी. 'ग' श्रेणी की फाइलों के लिए अवधारण अवधि निर्धारित करते समय, ग -1, ग -3, ग -5 और ग -10 के स्लैब का पालन किया जा सकता है, जहां अंक उन वर्षों की संख्या का प्रतिनिधित्व करते हैं जो एक फ़ाइल को बंद होने या दर्ज करने के बाद बनाए रखा जाना है।
6. अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची का मसौदा तैयार करना:
इस प्रकार, एक मसौदा अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार की जा सकती है। अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची के प्रारूप के लिए एक प्रपत्र अनुपत्र II में संलग्न है।
अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची के प्रारूप का संकलन करते समय विभिन्न प्रभागों/शाखाओं/अनुभागों/इकाइयों/प्रकोष्ठों आदि के अंतर्गत इसी प्रकार की अभिलेख श्रृंखलाओं के विषय-प्रमुखों के साथ-साथ अवधारण अवधि भी निर्धारित की गई है। नामकरण के मानकीकरण और प्रतिधारण की अवधि सुनिश्चित करने की दृष्टि से जांच की जा सकती है।
7. राष्ट्रीय अभिलेखागार को पुनरीक्षण के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची के प्रारूप को अग्रेषित करना:
आरसीए द्वारा इस प्रकार संकलित अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची के प्रारूप को आरसीए द्वारा लागू करने से पहले इसकी जांच के लिए राष्ट्रीय अभिलेखागार को भेजा जाना चाहिए।
राष्ट्रीय अभिलेखागार द्वारा अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची की पुनरीक्षण
आरसीए से प्रारूप अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची प्राप्त होने के बाद, राष्ट्रीय अभिलेखागार:
- आरसीए के मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों का मौके पर अध्ययन करने के लिए अपने अधिकारियों को प्रतिनियुक्त करेगा ,
- प्रारूप अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची की जांच करते समय अधिकारी संगठनात्मक इतिहास का अध्ययन करेंगे, फाइल रजिस्टरों, वर्तमान और अर्ध-वर्तमान फाइलों से परामर्श करेंगे और प्रतिधारण अवधि को अंतिम रूप देने के लिए संबंधित अनुभागीय / प्रभागीय प्रमुखों के साथ मामले पर चर्चा करेंगे।
- अध्ययन रिपोर्ट के साथ इसके कार्यान्वयन के लिए सत्यापित अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची संबंधित आरसीए को अग्रेषित करेगा ।
मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची का संशोधन
केन्द्रीय सचिवालय कार्यालय प्रक्रिया नियमावली (पैरा 111(2)) में यह निर्धारित किया गया है कि मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची की समीक्षा पांच वर्षों में कम से कम एक बार की जानी चाहिए। संशोधन का उद्देश्य आरसीए की विस्तारित गतिविधियों को शामिल करने के साथ-साथ विषयों के पुन: आवंटन और समय-समय पर होने वाले अन्य संगठनात्मक परिवर्तनों को शामिल करना है।
अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची को संशोधित करते समय, ऊपर निर्धारित चरण 1 से 7 का पालन किया जाता है।